Dirección y análisis
Presupuestos de Gastos
Tu presupuesto anual por sucursal y departamento, contra el gasto real que ya está en tus facturas, mes a mes y hasta el renglón que lo originó. Cada factura se reparte entre las sucursales y los departamentos que la generaron, y de ese reparto salen los comparativos. Entras desde el navegador, y la aplicación trabaja sobre el SQL Server donde ya vive tu ERP Alleato.
-
14 reportes
Seis de presupuesto, cuatro de gasto por tipo y cuatro de flotilla, del consolidado anual al detalle de cada factura.
-
Sale de la factura
Repartes el subtotal de cada factura entre sucursales y departamentos, y ese reparto alimenta los comparativos.
-
Corre en línea
Nada que instalar en tu servidor ni en las PCs: la aplicación se conecta al SQL Server donde ya vive tu ERP.
El costo de seguir así
El presupuesto de gastos casi siempre vive en un archivo, y el gasto real en el sistema. Juntarlos cada mes es un trabajo aparte.
-
El presupuesto se arma en Excel, una hoja por sucursal, y a los dos meses ya nadie sabe cuál versión es la buena.
-
El comparativo contra el real lo teclea alguien a fin de mes, copiando de contabilidad. Si esa persona no alcanza, el mes cierra sin comparativo.
-
Cuando un departamento se pasa, la pregunta es en qué se lo gastó, y responderla obliga a abrir factura por factura en el sistema.
-
El gasto de la flotilla se carga al departamento que pagó la factura, aunque la unidad la traiga otro.
Qué cambia cuando el gasto sale de la factura
El comparativo se arma con lo que ya vive en tu ERP: cada factura repartida entre las sucursales y departamentos que la generaron. Estos seis mecanismos lo sostienen.
-
La factura se reparte
El gasto real no se captura aparte: sale del reparto de cada factura. Se reparte el subtotal, con tolerancia de cinco centavos; los importes negativos y las llaves repetidas se rechazan, y el residuo del redondeo cae en el renglón de mayor importe, para que la suma cuadre exacta contra la factura.
-
Tres orígenes, un mismo número
El gasto viene de las facturas de gasto, de las compras marcadas como gasto de la compañía y de la caja chica, sumados en un solo comparativo. Cada movimiento se liga por el par tipo de factura más Folio, porque el mismo Folio existe a la vez en gastos y en compras: ligar solo por Folio operaría sobre la factura equivocada.
-
Del renglón a la factura que lo originó
En los reportes Por Departamento, Por Sucursal, Gasto por Grupo/Tipo y Gasto por Activo, un clic en la celda abre la lista de facturas que la formaron, y cada factura se expande a su detalle. Año vs Año y Tendencia mensual se quedan en el agregado: ahí se lee la curva, y el renglón se audita en los otros cuatro.
-
El gasto de la flotilla viaja con la unidad
Cuando el tipo de gasto lleva activo (combustible, mantenimiento, infracciones), el reparto se captura por unidad, y el sistema deriva el departamento del propio activo, el que tenga asignado en Clasificación de Activos. Esa vía trabaja con las facturas de gasto; las compras y la caja chica se reparten por departamento, como siempre.
-
Reclasificar sin salir a la contabilidad
Cambiar el Tipo de Gasto de una factura de gasto regenera su póliza contable en el ERP, y el cambio completo (el tipo nuevo más la póliza) va en una sola transacción: nunca queda una cosa sin la otra. En compras y en caja chica el cambio de tipo no toca la contabilidad.
-
La matriz que define dónde se gasta
El catálogo Sucursales y Departamentos define qué departamento opera en cada sucursal, y las cuatro pantallas que escriben la respetan. Al guardar la cuadrícula de presupuesto se valida el lote completo antes de escribir el primer renglón: si uno solo está fuera de la definición, no se guarda ninguno. Un par que se retira de la definición no desaparece: se sigue viendo, en solo lectura, y solo admite quedar en cero.
14 reportes, en tres familias
El menú completo, más la Ficha del Activo, que se abre con un clic desde las de flotilla. Trece de esas quince pantallas exportan a PDF y a Excel.
-
6
Presupuesto
Por Departamento, Por Sucursal, Año vs Año, Tendencia mensual, Facturas y Facturas por línea.
-
4
Gasto por Tipo
Gasto por Grupo/Tipo, con su tendencia, su pivote y su detalle, filtrables además por tipo de factura, grupo y tipo de gasto.
-
4
Activos
Gasto, tendencia, pivote y detalle por unidad. Gasto por Activo lista además las unidades que no gastaron nada en el periodo, en cero.
Preguntas que la aplicación ya trae contestadas
Cada una es una pantalla que ya existe, con su nombre real en la aplicación.
-
¿Qué departamentos van pasados de su presupuesto, y por cuánto?
Por Departamento
-
¿Cómo se repartió esa factura entre sucursales y departamentos?
Facturas por línea
-
¿Cuánto nos ha costado esta camioneta desde que la compramos?
Ficha del Activo
-
¿En qué tipo de gasto se está yendo el dinero?
Gasto por Grupo/Tipo
-
¿Vamos gastando más que el año pasado a estas alturas?
Año vs Año
-
¿Puedo cruzar presupuesto y real por sucursal, área o mes, como en una tabla dinámica?
Minería
La fecha con la que cuenta un gasto la decides tú
Por omisión un gasto cuenta en el mes de la fecha de su factura; si le capturas una Fecha de Clasificación, esa gana. Es la salida para la factura que llegó tarde. El campo no valida rango: una fecha futura manda la factura a un ejercicio futuro, y por eso el combo de ejercicios llega hasta el año más alto con gasto, para encontrarla y corregirla.
Así se ve
Capturas de la aplicación funcionando. Los nombres y las cifras están alterados: son de una empresa que no existe.
Cómo empieza en tu empresa
Cuatro cosas del lado de tu empresa, y cuatro pasos para arrancar.
-
1
Preparar la base de datos
Un solo script crea el usuario SQL dedicado con el que trabaja la aplicación, con permisos otorgados objeto por objeto y, en varias tablas, columna por columna. Se puede correr las veces que haga falta: donde ya se aplicó, no hace nada.
-
2
Abrir la aplicación en el navegador
La aplicación corre en línea: en tu servidor y en tus PCs no se instala nada. El servidor, la base y las credenciales de conexión se capturan al entrar.
-
3
Entrar con las cuentas del ERP
Cada quien usa su clave y su contraseña de Alleato, y cada acceso queda registrado en la bitácora del ERP.
-
4
Definir la matriz y capturar el presupuesto
En Sucursales y Departamentos defines qué departamento opera en cada sucursal; en Registro de Presupuesto capturas la cuadrícula anual, sucursal por departamento, con sus 12 meses. El gasto real corre por su lado: se acumula conforme repartes cada factura en Distribución de Gastos.
Lo que hace falta de tu lado
- Tu ERP Alleato operando sobre SQL Server 2012 o más reciente.
- Que ese SQL Server sea alcanzable desde donde corre la aplicación.
- Un navegador en las PCs que la vayan a usar.
- Las cuentas que tu gente ya tiene en el ERP. No se crean cuentas nuevas.
Seguridad y acceso a tu base
Las credenciales que tu gente ya conoce
Cada quien entra con su clave y su contraseña del ERP Alleato. No hay un segundo padrón de usuarios que mantener, y cada acceso queda en la bitácora del ERP.
La sesión va sellada
La sesión del navegador va sellada y es httpOnly: no se puede leer ni editar desde el navegador. Los datos de conexión se capturan al entrar y viven ahí dentro.
Un usuario SQL dedicado
El script de instalación crea el usuario con el que trabaja la aplicación, con permisos otorgados objeto por objeto y, en varias tablas, columna por columna. La única operación que necesita más alcance, regenerar la póliza contable, corre bajo un segundo usuario al que se le niega la conexión al servidor.
Consultar no frena a quien captura
La aplicación lee con un nivel de aislamiento que no bloquea la operación del ERP: ver un reporte no detiene a quien está capturando.
La aplicación escribe en tu ERP lo que su trabajo necesita: el reparto de cada factura, el Tipo de Gasto de una factura (y, en las facturas de gasto, la póliza contable que se regenera con ese cambio), la marca de gasto de la compañía en una compra, la Fecha de Clasificación, la sucursal y el departamento de un activo, las altas y ediciones de los catálogos de Departamentos y Áreas, su propia tabla de presupuesto, su propia matriz de sucursales por departamento, y el registro de cada acceso.
Preguntas frecuentes
Las respuestas cortas. Lo que dependa de tu empresa se acuerda contigo.
¿Tengo que cambiar algo en mi ERP?
No. La aplicación trabaja sobre la base que ya tienes. Del lado de la base se corre un solo script, que se puede repetir las veces que haga falta: donde ya se aplicó, no hace nada.
Mi ERP ya trae presupuesto. ¿Esto qué agrega?
Sí lo trae: por Tipo de Gasto y Sucursal, con autorización. Esta aplicación es otra opción, más actual: el presupuesto se lleva por Sucursal y Departamento, y se contrasta contra el gasto real repartido factura por factura, hasta el renglón que lo originó.
¿Dónde corre? ¿Tengo que instalar algo?
Corre en línea: en tu servidor y en tus PCs no se instala nada. Tus usuarios entran desde el navegador, y la aplicación se conecta al SQL Server donde ya vive tu ERP; lo que hace falta es que ese servidor sea alcanzable desde donde corre la aplicación.
¿Escribe algo en la base de mi ERP?
Sí: el reparto de las facturas, el Tipo de Gasto, la Fecha de Clasificación, la marca de gasto de la compañía en las compras, la sucursal y el departamento de los activos, los catálogos de Departamentos y Áreas y su propia tabla de presupuesto. Al cambiar el Tipo de Gasto de una factura de gasto, además se regenera su póliza contable.
Una factura llegó tarde. ¿Cuenta en el mes equivocado?
Por omisión cuenta en el mes de la fecha de su factura. Si le capturas una Fecha de Clasificación, cuenta en el mes que tú fijes, y los comparativos se rehacen con ella.
También en Dirección y análisis
-
Alleato Dashboard
Tus indicadores del ERP en el navegador, sin instalar nada.
Ver en el listado
Veámoslo con tu propia información.
30 minutos en línea, con la base de datos de tu empresa. Sales de la sesión sabiendo qué reportes te sirven.